Bagian surat resmi yaitu nomor surat adalah salah satu bagian yang
fungsinya sangatlah penting. Bagian ini tidak boleh dibuat sembarangan
karena masing-masing karakter dalam nomor surat resmi memiliki
makna dan arti. Karena itulah penulisan nomor surat ini tidak boleh asal
dan sembarangan. Supaya tidak terjadi kesalahan dalam pembuatan nomor
dan agar fungsinya tercapai maka alangkah baiknya jika kita belajar
mengenai nomor tersebut.
Jika anda selalu berkecimpung dengan surat menyurat maka anda harus memahami benar bagaimana Tata Cara Penulisan Nomor Surat agar semua surat yang ada bisa lebih tertib. Jangan sampai, saat membuat surat anda sampai lupa meletakkan nomor suratnya. Nah, supaya lebih jelas mari kita bahas satu persatu. Jika anda perhatikan, dalam penulisan nomor untuk surat resmi maka anda akan mendapatkan beberapa kode nomor misalnya:
1. Nomor urut surat
2. Kode surat
3. Bulan atau Tahun Pembuatan
4. Surat keterangan kesalahan perbedaan penulisan
5. Surat keterangan kematian
6. Pernyataan sanggup ditempatkan dimana saja
Masing-masing bagian tersebut memiliki fungsi yang sangat penting, yaitu berkaitan dengan kearsipan. Agar lebih jelas anda bisa mengikuti penjelasan mengenai Sistem Penomoran Surat Resmi berikut ini.
4. Surat keterangan kesalahan perbedaan penulisan
5. Surat keterangan kematian
6. Pernyataan sanggup ditempatkan dimana saja
Masing-masing bagian tersebut memiliki fungsi yang sangat penting, yaitu berkaitan dengan kearsipan. Agar lebih jelas anda bisa mengikuti penjelasan mengenai Sistem Penomoran Surat Resmi berikut ini.
Setiap institusi atau organisasi berhak membuat sistem /
aturan penomoran surat dimana sistem tersebut bebas dilakukan sepanjang tidak
keluar dari aturan umum sistem penomoran surat, berupa kode angka / huruf dan
singkatan-singkatan. Lebih jelasnya silahkan perhatikan contoh berikut!
Nomor : A.001/Pan-Pel/AKB/I/2014
Coba lihat susunan kode pada nomor surat resmi di atas, tentu ada arti, maksud dan juga tujuannya bukan? Nah, pada nomor di atas masing-masing memiliki arti sendiri yaitu seperti dijelaskan di bawah ini:
- A = kode untuk surat internal (misalnya surat undangan untuk anggota, surat apapun yang berkaitan dengan anggota organisasi / jaringan dalam institusi). Sehingga kode "B" berarti kode surat untuk pihak luar organisasi. Maka boleh juga memberikan kode C untuk Jenis Surat Tugas dan Surat Keterangan lainnya.
- 001 = Artinya nomor seri surat itu dikeluarkan, misalnya dalam suatu kegiatan surat pertama yang dikeluarkan untuk internal lembaga khusus di kegiatan tersebut adalah 001, maka kalau ada surat susulan otomatis menjadi 002.
- Pan-Pel = Artinya Panitia Pelaksana (jika surat itu khusus untuk sebuah kepanitiaan acara / kegiatan. Bila bagian yang ini bisa ada dan bisa ditiadakan. Kode jenis ini umumnya ada: Kongres; Musda; Rapat; Prop; dan sebagainya
- AKB = Identitas organisasi / institusi
- I = Bulan ketika surat itu dikeluarkan, umumnya di tulis dalam angka romawi
- 2014 = Tahun surat itu di keluarkan
Dari arti masing-masing bagian nomor tersebut jelas sekali dapat kita lihat berbagai fungsi nomor surat tersebut. Kalau kita lihat dari penjelasan tersebut dapat diketahui bahwa fungsi nomor surat antara lain sebagai berikut:
a. Mempermudah penyimpanan (index)
b. Mempermudah pencarian surat
c. Memudahkan pencatatan baik surat masuk maupun surat keluar
Jadi, nomor tersebut penting bukan? Maka dari itu anda yang sering berurusan dengan pembuatan surat menyurat tentunya harus tahu bagaimana membuat nomor untuk surat masuk maupun untuk surat keluar. Sekarang coba perhatikan beberapa contoh lain berikut ini.
- Nomor: 20/KKG/X/2014
- Nomor: 430/C.C2/KR/2014
Dari beberapa contoh yang ada di atas bisa kita ketahui bahwa nomor ini
terdiri dari beberapa bagian yang bisa kita identifikasi. Bagian nomor
tersebut seperti yang sudah disebutkan di atas yaitu nomor urut, kode
instansi/perusahaan, dan kode bulan serta tahun pembuatan surat. Dengan
informasi yang ada pada nomor tersebut tentu anda bisa dengan mudah
mengetahui informasi tentang surat yang ada, yaitu informasi mengenai:
1. jumlah surat yang telah di buat
2. jenis surat
3. siapa yang membuat
4. bulan apa di buat
5. tahun berapa di buat
Berbicara mengenai nomor ini tentu kita juga harus tahu bagaimana penulisan nomor surat tersebut yaitu baik berkaitan dengan komposisi maupun susunan penulisan pada sebuah surat. Sekarang mari kita lihat contoh penulisan nomor pada surat resmi di bawah ini.
1. jumlah surat yang telah di buat
2. jenis surat
3. siapa yang membuat
4. bulan apa di buat
5. tahun berapa di buat
Berbicara mengenai nomor ini tentu kita juga harus tahu bagaimana penulisan nomor surat tersebut yaitu baik berkaitan dengan komposisi maupun susunan penulisan pada sebuah surat. Sekarang mari kita lihat contoh penulisan nomor pada surat resmi di bawah ini.
Dari gambar di atas bisa diketahui bahwa nomor surat di tulis pada
bagian kiri surat setelah judul surat. Letak penulisan adalah pada
bagian pertama sebelum penulisan lampiran dan perihal surat.
Penulisannya bisa anda lihat pada gambar di atas.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar